Τα Ναι & Όχι του Κανονισμού

ΑΠΛΟΙ και ΛΟΓΙΚΟΙ κανόνες για την καθημερινή λειτουργία στον περιβάλλον εργασίας σας

Χρήση εταιρικού email

Ναι: Κάθε εταιρικό email αποτελεί έκφραση της ίδιας της εταιρίας και όχι της προσωπικής άποψης του κάθε στελέχους
Ναι: Χρήση εταιρικού λογαριασμού αυστηρά για εταιρική χρήση
Όχι: Απαγορεύονται τα προσβλητικά μηνύματα, μηνύματα με ιούς ή άλλο επιβλαβές περιεχόμενο

Διασφάλιση αρχείων

Συμβουλές για την ασφαλή χρήση έντυπων και ηλεκτρονικών αρχείων:
Ναι: Τα μη απαραίτητα έγγραφα πρέπει να απομακρυνθούν και να καταστραφούν σε καταστροφέα εγγράφων/ να διαγραφούν από τον υπολογιστή σας & από τον κάδο ανακύκλωσης.
Ναι: Μην αφήνετε εκτεθειμένα αρχείο στο γραφείο σας.
Ναι: Σε περίπτωση αμφιβολίας για το που βρίσκεται ένα έγγραφο, ρωτήστε τον Προϊστάμενό σας.
Ναι: Οι εκτυπώσεις εγγράφων θα πρέπει να γίνονται μόνο για την εκτέλεση εργασιών για τις οποίες απαιτείται η εκτύπωση. 
Όχι: Μην εξάγετε αρχεία από τους χώρους της εταιρίας (έντυπα ή ηλεκτρονικά) εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο και αφού προηγουμένως έχετε ενημερώσει τον Προϊστάμενό σας.

Χρήση ηλεκτρονικών διευθύνσεων (email)

Συμβουλές για την ασφαλή χρήση ηλεκτρονικών διευθύνσεων:
Ναι: Ελέγχετε πάντα την ταυτότητα του αποστολέα και επιβεβαιώνετε την εγκυρότητα του email ειδικά σε περιπτώσεις που αφορούν email αίτησης πληρωμών ή αλλαγής οικονομικών στοιχείων από συνεργάτες.
Ναι: Αναφέρετε τη λήψη ύποπτων μηνυμάτων στον Μηχανογράφο της εταιρίας σας.
Όχι: Μην «ανοίγετε» εκτελέσιμα αρχεία που μπορεί να επισυνάπτονται σε email.
Όχι: Μην προωθείτε αλυσιδωτά μηνύματα που μπορεί να λάβατε στο εταιρικό σας email.
Όχι: Μην χρησιμοποιείτε το εταιρικό σας email για εγγραφή σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες εξωτερικών παρόχων.
Όχι: Μην χρησιμοποιείτε το προσωπικό σας email για την αποστολή και λήψη εταιρικών αρχείων.
Όχι: Μην «ανοίγετε» συνημμένα αρχεία, μην πατάτε σε συνδέσμους (links) σε emails & μην απαντάτε σε email όταν:

• Ο αποστολέας είναι άγνωστος.
• Το όνομα του αποστολέα διαφέρει από την ηλεκτρονική του διεύθυνση.
• Το κείμενο του μηνύματος έχει πολλά ορθογραφικά, συντακτικά, εκφραστικά λάθη.

Χρήση κωδικών πρόσβασης (passwords)

Ναι: Αποθηκεύετε τα passwords σε ασφαλές σημείο στο οποίο έχετε πρόσβαση μόνο εσείς.
Ναι: Χρησιμοποιείται ισχυρά passwords για την πρόσβαση σε ηλεκτρονικούς υπολογιστές αλλά και για την είσοδο σε λογισμικά και εταιρικούς λογαριασμούς.
Ναι: Να διαχειρίζεστε όλα τα passwords ως ευαίσθητη, εμπιστευτική πληροφορία.
Όχι: Μην αποκαλύπτετε το password σας μέσω τηλεφώνου ή προφορικά σε κανέναν.
Όχι: Μην «κολλάτε» post it με τα passwords που χρησιμοποιείτε δίπλα στον υπολογιστή σας ή αποθηκεύετε τα passwords σε σημείο στο οποίο έχουν πρόσβαση άλλα πρόσωπα.
Όχι: Μην χρησιμοποιείτε το ίδιο password για λογαριασμούς της εταιρίας και για πρόσβαση σε λογαριασμούς εκτός της εταιρίας.
Όχι: Μην μοιράζεστε τα passwords της εταιρίας με κανέναν, συμπεριλαμβανομένων και των βοηθών διαχείρισης ή γραμματέων.

Χρήση ηλεκτρονικών συσκευών

Πρέπει να λαμβάνετε μέτρα φυσικής προστασίας για την αποφυγή κινδύνων που απορρέουν από τη χρήση ηλεκτρονικών συσκευών(Η/Υ, tablet, laptop κ.λπ.).
Ναι: Κατά τη χρήση των συσκευών να είστε προσεκτικοί ώστε να μην είναι εύκολη η ανάγνωση πληροφοριών από την οθόνη της συσκευής που χρησιμοποιείτε.
Ναι: Σε περίπτωση απομακρυσμένης σύνδεσης, αυτή θα πρέπει να πραγματοποιείται μόνο με τη χρήση πρωτοκόλλων ασφαλείας ή μηχανισμών VPN και να παραμένει ενεργή μόνο για όσο χρόνο απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας.
Ναι: Σε περίπτωση κλοπής ή απώλειας ενημερώστε άμεσα τον Προϊστάμενό σας και τον Μηχανογράφο της εταιρίας σας.
Ναι: Όταν συνδέετε αποθηκευτικά μέσα σε Η/Υ της εταιρίας (εφόσον επιτρέπεται) να ελέγχονται αυτά πριν τη χρήση τους για ιούς.
Ναι: H οθόνη του υπολογιστή κάθε υπαλλήλου θα πρέπει να κλειδώνει αυτόματα (screen saver) σε περίπτωση αδράνειάς του για παραπάνω από 10 λεπτά, αλλά και σε κάθε απομάκρυνση του στελέχους από το γραφείο του.
Ναι: Για την απενεργοποίηση του screen saver θα πρέπει να απαιτείται η χρήση συνθηματικού.
Όχι: Μην αφήνετε ανεπιτήρητες τις ηλεκτρονικές σας συσκευές σε δημόσιους χώρους ή στο χώρο εργασίας σας, παρουσία τρίτων.
Όχι: Απαγορεύεται η χρήση των εταιρικών συσκευών που έχετε στην κατοχή σας από τρίτους.
Όχι: Μην απενεργοποιείτε οποιοδήποτε μέσο προστασίας (antivirus) είναι εγκατεστημένο στις εταιρικές ηλεκτρονικές συσκευές που χρησιμοποιείτε.
Όχι: Μην φορτίζετε κινητά τηλέφωνα από τη θύρα usb του εταιρικού Η/Υ.
Όχι: Αποφύγετε τη χρήση των εταιρικών ηλεκτρονικών συσκευών που έχετε στην κατοχή σας για προσωπικά σας θέματα ή για αποθήκευση προσωπικών σας αρχείων.

Διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους

Ναι: Σε περίπτωση που διαβιβάζετε δεδομένα σε τρίτους, βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει τη σχετική έγκριση από το υποκείμενο των δεδομένων για αυτή τη διαδικασία.
Ναι: Σε περίπτωση που διαβιβάζετε ηλεκτρονικά δεδομένα σε τρίτους (προμηθευτές, ασφαλιστικές εταιρίες, εξωτερικούς συνεργάτες), βεβαιωθείτε ότι υπάρχει η σχετική συμφωνία εμπιστευτικότητας και συμμόρφωσης με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.
Όχι: Αποφύγετε την προφορική διαβίβαση δεδομένων ή τη διαβίβαση μέσω τηλεφώνου.